Jak často AML školení opakovat a jak vést evidenci o školení

Realitní kancelář proškolila všechny makléře loni v březnu na společném setkání. Letos se setkání posunulo na červen, protože dva kolegové byli na dovolené a jeden onemocněl. Mezitím nastoupili dva noví makléři, kteří už od dubna podepisují smlouvy. Na první pohled drobnost – podle AML zákona ale v té kanceláři od dubna nejméně pět lidí pracuje s klienty bez platného školení. Jak tomu předejít a co mít v šuplíku, kdyby se někdo ptal?

Co přesně říká zákon o četnosti

Lhůty stanoví § 23 odst. 1 zákona č. 253/2008 Sb. Povinná osoba zajistí proškolení:

• nejméně jedenkrát v průběhu 12 kalendářních měsíců u zaměstnanců, kteří se mohou setkat s podezřelými obchody,
• před zařazením na takové pracovní místo u všech nových zaměstnanců.

Podle odstavce 2 platí totéž pro lidi, kteří pro firmu pracují mimo pracovní poměr – makléře na IČO, externisty, dohodáře. Komu přesně se povinnost týká, rozebíráme v článku Je AML školení zaměstnanců povinné?

„Jednou za rok“ není úplně totéž

V praxi se říká „jednou ročně“, zákon ale mluví o 12 kalendářních měsících. Rozdíl je důležitý: kdo proškolí zaměstnance v lednu 2026 a podruhé až v prosinci 2027, splnil „jednou za kalendářní rok“, ale mezi školeními uběhlo téměř 23 měsíců. Bezpečné pravidlo je počítat od data posledního absolvování a další kolo naplánovat dřív, než 12 měsíců uplyne – s rezervou na dovolené a nemoci.

Nový zaměstnanec: před prvním klientem

„Před zařazením“ znamená před tím, než zaměstnanec začne samostatně dělat práci, při které se může setkat s podezřelým obchodem. Typicky:

• nový makléř před první samostatnou prohlídkou nebo podpisem smlouvy,
• nová účetní před převzetím vlastních klientů,
• brigádník v bazaru nebo zastavárně před první směnou u pultu.

Prvních pár dní, kdy se člověk zaučuje a s klienty nejedná, je v pořádku. Samostatná práce bez školení ne.

Mimořádné proškolení

Zákon mimořádné školení výslovně neukládá. Ukládá ale, aby povinná osoba obsah školení průběžně doplňovala a aktualizovala (§ 23 odst. 3). Rozumné je proto proškolit znovu, když se změní:

• vnitřní postupy firmy nebo hodnocení rizik,
• kontaktní osoba nebo způsob interního hlášení,
• právní úprava – například s nástupem nařízení (EU) 2024/1624 (AMLR), které se má v celé EU používat od 10. 7. 2027.

Evidence: co zapsat a jak dlouho

Podle § 23 odst. 4 vede povinná osoba evidenci o účasti a obsahu školení nejméně 5 let od jejich konání. Zákon nepředepisuje formulář ani formát. Z formulace „účast a obsah“ ale vyplývá, co v evidenci nesmí chybět.

Doporučený rozsah záznamu:

1. Kdo – jméno a příjmení, pracovní pozice nebo vztah k firmě (zaměstnanec, OSVČ, DPP).
2. Kdy – datum absolvování, u e-learningu ideálně i datum a čas dokončení testu.
3. Co – osnova nebo seznam témat, verze obsahu (aby šlo doložit, z jakého stavu předpisů školení vycházelo).
4. Jak bylo ověřeno – test, počet otázek, hranice úspěšnosti, výsledek.
5. Firemní část – potvrzení, že zaměstnanec byl seznámen s vnitřními postupy, kdo seznámení provedl a kdy.
6. Podpis nebo elektronické potvrzení zaměstnance.

Nejčastější chyba je, že firma má osvědčení z obecného kurzu, ale nemá žádný doklad o seznámení s vlastními postupy. Přitom § 23 odst. 3 výslovně počítá s tím, že obsahem školení jsou i požadavky stanovené povinnou osobou.

Dvě různé lhůty: 5 let a 10 let

V AML agendě se pletou dvě archivační lhůty. Pomůže jednoduchá tabulka:

Co se uchovává	Jak dlouho	Od kdy	Ustanovení
Evidence o účasti a obsahu školení	nejméně 5 let	od konání školení	§ 23 odst. 4
Údaje z identifikace a kontroly klienta, kopie dokladů, záznamy o obchodech	10 let	od uskutečnění obchodu mimo obchodní vztah nebo od ukončení obchodního vztahu	§ 16 odst. 1

Kdo omylem drží evidenci školení „jen do příštího školení“, má problém. Kdo ji drží 10 let, nic neporušuje – jen archivuje déle, než musí.

Jak hlídat lhůty v malé firmě

Malá kancelář nepotřebuje personální systém. Stačí tři věci:

• Seznam osob, které se školí – jméno, pozice, datum posledního školení a datum, do kdy je třeba školení zopakovat. Tabulka v Excelu stačí, pokud ji někdo opravdu udržuje.
• Pravidlo pro nástupy – v onboardingu nového člověka je AML školení a seznámení s postupy dřív, než dostane první klienty.
• Upozornění předem – připomínka zhruba měsíc před koncem dvanáctiměsíční lhůty, aby se školení dalo stihnout i při dovolených.

Pro představu, jak to může vypadat v kanceláři s pěti lidmi:

• Leden: všichni absolvují online kurz a s kontaktní osobou projdou kontrolní seznam vnitřních postupů. Výsledky testů a podepsané seznamy se uloží do jedné složky.
• Duben: nastoupí nová účetní. Kurz a seznámení s postupy absolvuje v prvním týdnu, než převezme klienty. Její další termín je duben příštího roku.
• Prosinec: dorazí upozornění, že lednová skupina má lhůtu v lednu. Školení proběhne v prvních dvou týdnech ledna.

Kdyby přišla kontrola, firma předloží seznam osob, záznamy o školení s daty a výsledky a podepsané kontrolní seznamy. Co dalšího se při kontrole zkoumá, popisujeme v článku Kontrola FAÚ a pokuta za neproškolené zaměstnance.

Shrnutí

AML školení se opakuje nejméně jednou za 12 kalendářních měsíců a nový zaměstnanec ho absolvuje před zařazením na pozici, kde může narazit na podezřelý obchod. Evidence o účasti a obsahu se uchovává nejméně 5 let, údaje o klientech 10 let. Do evidence patří i doklad o seznámení s vnitřními postupy firmy, ne jen certifikát z obecného kurzu.

Kurz na tomto webu za vás vyřeší obecnou část i doklady: každý účastník dostane osvědčení a záznam o školení s datem, verzí obsahu a výsledkem testu, platnost je 12 měsíců a 30 dní před jejím koncem vám pošleme seznam lidí k proškolení. Kontrolní seznam vnitřních postupů je součástí kurzu. Ceny podle počtu osob najdete v ceníku, licence pro celý tým můžete objednat online kartou nebo převodem.