AML povinnosti malé firmy: checklist pro účetní, realitky, bazary

Dvě kolegyně si otevírají společnou účetní kancelář jako s.r.o. Mají smlouvy, software, první klienty – a pak jim známá daňová poradkyně řekne, že jsou „povinná osoba podle AML“ a měly by mít „kontaktní osobu, hodnocení rizik a školení“. Kde začít? Tento checklist shrnuje základní povinnosti malé povinné osoby podle zákona č. 253/2008 Sb. v pořadí, ve kterém je dává smysl řešit. Nenahrazuje právní poradenství ani metodiku vaší profesní komory, ale pomůže zjistit, co vám chybí.

1. Ověřte, že jste povinná osoba

Povinné osoby vyjmenovává § 2 AML zákona. Z malých firem jsou to nejčastěji:

• realitní zprostředkovatelé (§ 2 odst. 1 písm. d)),
• účetní, daňoví poradci a auditoři (§ 2 odst. 1 písm. e)),
• bazary, výkupy a zastavárny (§ 2 odst. 1 písm. j)),
• jakýkoli podnikatel při obchodu v hotovosti od 10 000 EUR (§ 2 odst. 2 písm. c)).

Povinností se týkají jen činnosti, které jsou předmětem podnikání (§ 2 odst. 3, § 54 odst. 1). Podrobnější výklad najdete v článku Je AML školení zaměstnanců povinné?

2. Určete kontaktní osobu a oznamte ji FAÚ

• Určete kontaktní osobu (§ 22 odst. 1) – konkrétního zaměstnance nebo člena statutárního orgánu, který podává oznámení podezřelých obchodů a komunikuje s FAÚ. Podnikatel – fyzická osoba může určit sám sebe, pokud to odpovídá rozsahu činnosti.
• Oznamte ji FAÚ datovou schránkou do 30 dnů ode dne, kdy jste se stali povinnou osobou. Změny se hlásí do 15 dnů (§ 22 odst. 2). Oznámení obsahuje jméno, pracovní zařazení, kontaktní údaje, dobu dosažitelnosti a druh povinné osoby. Advokáti a notáři v postavení podle § 2 odst. 1 písm. g) tuto povinnost nemají.
• Určete zástupce pro dobu, kdy kontaktní osoba není k dispozici. Zákon to výslovně neukládá, ale kontaktní osoba má zajišťovat styk s úřadem po celou provozní dobu.

3. Pověřte člena statutárního orgánu

• Obchodní společnost písemně pověří člena statutárního orgánu zajištěním plnění AML povinností, a to do 60 dnů ode dne, kdy se stala povinnou osobou (§ 22a).
• Má-li společnost jen jednoho jednatele, platí, že byl pověřen automaticky (§ 22a odst. 3).

4. Zhodnoťte rizika

• Každá povinná osoba identifikuje a posoudí rizika legalizace výnosů a financování terorismu ve své činnosti (§ 21a odst. 1). Zohlední přitom mimo jiné národní hodnocení rizik a hodnocení své profesní komory, pokud existuje.
• Písemné hodnocení rizik do 60 dnů musí mít povinné osoby podle § 2 odst. 1 písm. a) až d) a h) – z malých firem tedy hlavně realitní zprostředkovatelé (§ 21a odst. 2), pokud nemají výjimku podle § 21 odst. 3 nebo 4.

5. Nastavte vnitřní postupy (SVZ)

• Každá povinná osoba zavede a uplatňuje odpovídající strategie a postupy vnitřní kontroly a komunikace (§ 21 odst. 1).
• Písemný systém vnitřních zásad (SVZ) do 60 dnů musí mít povinné osoby podle § 2 odst. 1 písm. a) až d) a h) – opět zejména realitky (§ 21 odst. 2).
• Výjimka: písemný SVZ nemusí mít ten, kdo v oblasti podléhající AML zákonu nezaměstnává další osoby ani pro něj nikdo nepracuje jinak (§ 21 odst. 3). Makléř, který pracuje úplně sám, tedy písemný SVZ mít nemusí – postupy ale dodržovat musí.

Účetní, daňoví poradci, bazary a zastavárny písemný SVZ podle § 21 odst. 2 vypracovat nemusí. I tak je praktické mít postupy sepsané alespoň stručně – jinak je nelze předat novým zaměstnancům ani doložit při kontrole.

6. Zaveďte vnitřní oznamovací systém

• Součástí postupů vnitřní kontroly je podle § 21 odst. 6 písm. b) také vnitřní oznamovací systém podle zákona o ochraně oznamovatelů, který umožní anonymní oznámení zaměstnancům i spolupracovníkům. AML zákon přitom stanoví, že ho nemůže vést třetí osoba.

Tato povinnost se netýká jen firem s 50 a více zaměstnanci – vychází přímo z AML zákona. Jak funguje ochrana oznamovatelů a co má vědět příslušná osoba, vysvětluje web skoleniwhistleblowing.cz.

7. Identifikujte a kontrolujte klienty

• Identifikace nejpozději, když je zřejmé, že hodnota obchodu překročí 1 000 EUR (§ 7 odst. 1), a vždy u podezřelého obchodu, při vzniku obchodního vztahu (např. smlouva o vedení účetnictví) a při výkupu použitého zboží nebo přijetí věci do zástavy (§ 7 odst. 2).
• Kontrola klienta (§ 9) – účel obchodu, skutečný majitel, vlastnická struktura, zdroj peněz, průběžné sledování obchodního vztahu.
• Zesílená kontrola u politicky exponovaných osob a vysoce rizikových třetích zemí (§ 9a).
• Odmítnutí obchodu, pokud identifikaci nebo kontrolu nelze provést (§ 15).
• Informace o zpracování osobních údajů klientovi před navázáním vztahu, včetně upozornění na zpracování pro účely AML (§ 24 odst. 2).

8. Uchovávejte záznamy

• Identifikační údaje, kopie dokladů, záznamy o kontrole klienta a o obchodech uchovávejte 10 let od jednorázového obchodu nebo od ukončení obchodního vztahu (§ 16 odst. 1).

9. Vědět, co dělat při podezření

• Interní postup: zaměstnanec předá podezření kontaktní osobě, ta rozhodne o dalším postupu.
• Oznámení podezřelého obchodu FAÚ bez zbytečného odkladu (§ 18 odst. 1). Daňoví poradci, advokáti, notáři a soudní exekutoři oznamují prostřednictvím své profesní komory.
• Mlčenlivost – klient se nesmí dozvědět o oznámení (§ 38).

10. Proškolte lidi

• Školení před zařazením na pozici a pak nejméně jednou za 12 kalendářních měsíců pro zaměstnance i spolupracovníky, kteří se mohou setkat s podezřelým obchodem (§ 23 odst. 1 a 2).
• Obsah: znaky podezřelých obchodů, identifikace a kontrola klienta, rizikové faktory, postup při podezření – a postupy vaší firmy (§ 23 odst. 3).
• Evidence o účasti a obsahu školení nejméně 5 let (§ 23 odst. 4).

Jak lhůty hlídat a co zapsat do evidence, popisujeme v článku Jak často AML školení opakovat. A co hrozí, když některý bod chybí, shrnuje článek Kontrola FAÚ a pokuta.

Přehled lhůt na jednom místě

Povinnost	Lhůta	Ustanovení
Oznámení kontaktní osoby FAÚ	30 dnů od vzniku povinnosti, změny 15 dnů	§ 22 odst. 2
Pověření člena statutárního orgánu	60 dnů	§ 22a odst. 2
Písemný SVZ a hodnocení rizik (kde je povinný)	60 dnů	§ 21 odst. 2, § 21a odst. 2
Školení	před zařazením a nejméně 1× za 12 kalendářních měsíců	§ 23 odst. 1
Evidence školení	nejméně 5 let	§ 23 odst. 4
Údaje o klientech	10 let	§ 16 odst. 1

Shrnutí

Malá povinná osoba potřebuje kontaktní osobu nahlášenou FAÚ, vyhodnocená rizika, fungující vnitřní postupy včetně vnitřního oznamovacího systému, pravidla pro identifikaci a kontrolu klientů, archiv na 10 let a proškolené lidi s evidencí na 5 let. Písemný SVZ je povinný jen pro část povinných osob, typicky realitní kanceláře s dalšími pracovníky.

Bod 10 vám usnadní náš online kurz. Pokrývá obecnou část školení podle § 23 a obsahuje kontrolní seznam, do kterého s kontaktní osobou doplníte postupy své firmy – kontaktní osobu, interní limity, způsob hlášení i neutrální odpověď klientovi. Kurz si můžete projít v ukázce zdarma a pak objednat pro celý tým.